06 апреля 2020 07:44

06 апреля 2020 07:44

Ускорение документооборота

В Ростовском информационно-вычислительном центре в прошедшем году был внедрён функциональный проект бережливого производства, посвящённый оптимизации документооборота договорного отдела посредством внедрения безбумажных технологий.
Куратором проекта выступил главный инженер Ростовского ИВЦ Кадыр Кадыров, а руководителем – начальник договорного отдела Евгений Телятников. В составе оперативной рабочей группы по повышению эффективности производственных процессов ведущий экономист договорного отдела Светлана Ефимова, ведущий инженер этого же отдела Фатима Кумалагова и ведущий экономист финансово-экономического отдела Дарья Шадрина.

С 1 апреля 2017 года ОАО «РЖД» перешла на новую схему работы по предоставлению информационных услуг, связанных с АС ЭТРАН, и порядка расчётов за данные услуги. Ранее в ИВЦ формировался пакет документов, который отправлялся контрагентам почтой России. Этапы этого процесса включали: подготовку и печать актов выполненных работ, авансовых и фактических счетов-фактур, счетов на оплату услуг и сопроводительного письма. После того, как пакет документов был полностью сформирован, он вкладывался в конверт и передавался на почту.

При переходе на безбумажную технологию предоставления отчётности и о порядке перехода на новую схему оказания информационных услуг, связанных с ЭТРАН, рабочей группой по внедрению проектов бережливого производства Ростовского ИВЦ было предложено перевести в электронный документооборот все договоры обслуживания АРМ клиента ЭТРАН.

Переход на новый порядок предоставления услуг позволил упростить и сократить сроки проведения договорной работы в рамках единого соглашения об оказании услуг, связанных с организацией электронного документооборота. Он дал возможность ускорить получение комплекса услуг, необходимых для работы в АС ЭТРАН, в рамках «единого окна» в ЦФТО. А также обеспечить проведение централизованных расчётов за оказанные услуги через ЕЛС (единый лицевой счёт) клиента.

Целью данного проекта было снижение затрат за счёт минимизации печати и уменьшение количества совершаемых операций при рассылке документации. Экономический эффект от внедрения проекта составил более 37 тысяч рублей в среднем за год. Эффективность от внедрения достигнута за счёт снижения затрат материальных ресурсов: бумаги, заправки картриджей и почтовых расходов.
Александр Панченко
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10 11 12 13 14
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 31