13 мая 2021 08:07

13 мая 2021 08:07

фото: Иван Куртов

Лёгкий способ сформировать отчёт

Традиционный процесс подготовки справочных материалов для планёрок и совещаний сменными инженерами отдела контроля исполнения заявок Октябрьского территориального центра фирменного транспортного обслуживания можно назвать сегодня допотопным. Большая часть рабочего времени сотрудников, которые отслеживают выполнение заявок и осуществляют оперативную координацию планов и действий со смежной дирекцией – управления движения, уходила на взаимодействие… с компьютером.
К назначенному часу диспетчер должен был выбрать из различных информационно-управляющих систем (ЭТРАН, Сириус, Оскар, АСУ МР) данные по нескольким позициям эксплуатационной работы, классифицировать, сформировать и выдать отчёты за прошедшие сутки – на все случаи, как говорится. Пока сделаешь запросы в АСУ, пока получишь ответы… Параллельно изучаешь телеграммы, делаешь звонки в смежные структурные подразделения для контроля и уточнения данных. А большая часть времени проходит в нервном ожидании. Такое положение сохранялось много лет, вплоть до мая 2017-го, когда в Октябрьском ТЦФТО реализовали проект оптимизации процесса поиска информации и формирования справок. Все в Октябрьском центре знали, что к диспетчеру отдела контроля выполнения заявок лучше не подходить с лишними вопросами: он перегружен! В результате напряжённой работы к утру формировался солидный талмуд, содержащий сведения по самым разным вопросам погрузки-выгрузки. Впрочем, его размер и тематическое разнообразие часто не помогали делу, а мешали.

Не каждый руководитель мог сходу отыскать зарытую в многостраничном томе информацию. И иногда у принимающих доклады складывалось впечатление, что в Октябрьском ТЦФТО не вполне владеют оперативной ситуацией.

– По функциональным обязанностям коммерческие диспетчеры отдела контроля исполнения заявок должны взаимодействовать со специалистами других дирекций, оперативно решать вопросы обеспечения клиентов подвижным составом, – говорит начальник технологического отдела ТЦФТО Юрий Ермаков. – А по сути большую часть времени они тратили на подготовку справочно-аналитических материалов. Мы решили проанализировать их работу и выявили область потерь. Это – ожидание ответов от АСУ и излишняя обработка полученной информации. Стали думать, как можно оптимизировать этот процесс. Применили проектный подход. В рамках проектного офиса определили границы необходимого материала, степень востребованности и важности того или иного, унифицировали отчётные формы и создали систему поиска информации.

Теперь вместо многостраничного документа на выходе – семь листов формата А3, в которых содержатся все необходимые данные. Причём, они сформированы по признаку приоритетности: на 1-м листе – самые необходимые, на втором – реже используемые, и так далее по убывающей. Найти представленную в таком виде информацию не составляет труда. А, главное, на подготовку справочных таблиц теперь уходит всего 15 минут. Ведь рутинную работу по поиску нужных сведений в автоматизированных системах и сведению их в единую форму делает машина, виртуальный помощник. Процесс полностью автоматизирован. А компьютерный продукт находится в свободном доступе.

Большую помощь в подготовке программного обеспечения оказали сотрудникам ТЦФТО специалисты Санкт-Петербургского вычислительного центра, начальник технологического отдела Татьяна Крук.

– Оптимизация процесса подготовки справочно-аналитических материалов позволила нам перепрофилировать коммерческих диспетчеров: теперь они обеспечивают постоянное взаимодействие сбытового и производственного блоков, что очень важно для своевременного и качественного выполнения заявок клиентов на погрузку, – подчеркнул руководитель проекта, заместитель начальника Октябрьского ТЦФТО Артём Семичев. – Кроме того, мы смогли высвободить аналогичных специалистов в региональных центрах, их функции оказались ненужными в автоматизированной системе поиска и систематизации информации. И хотя экономия от реализации данного функционального проекта не очень большая – около 3,5 млн рублей в год, но технологический эффект оказался очень значимым для нас.

Кстати, проект легко тиражировать и в других территориальных центрах фирменного транспортного обслуживания сети, а при некоторой доработке – даже в других функциональных структурах.

Галина Морозова