Новости

Реклама

Простая офисная магия исправно и в срок

Инфраструктура | Пятница | 20.09.2019 | 13:01
 
Быть волшебной палочкой-выручалочкой для руководителя – главная задача секретаря
Простая офисная магия исправно и в срок
фото: Александр Богачёв
Глядя на рабочий график некоторых руководителей сложно понять, как же они всё успевают. Без какой-то мистики тут явно не обходится. И особенно интересно развенчивать часть этих мифов в канун профессионального праздника незаменимых помощников любого начальника и, соответственно, любого предприятия.

Исправно и в срок – вот те два слова, которые определяют качество работы секретаря. Ошибочно мнение, что секретарь может не иметь опыта и образования, что он может ничего не делать. Компетентность в широком перечне вопросов и высокая дисциплина, позволяющая управлять не только личным временем, но и временем руководителя, – обязательные качества, за которые и ценится секретарь.

– Если второе из названных качеств скорее относится к личным, то первое без определённого опыта и образования никак не приобретёшь. Я это знаю наверняка, потому что хоть мне и самой не верится, но мой стаж на дороге уже 30 лет, – признаётся секретарь заместителя начальника ВСЖД по взаимодействию с органами власти Раиса Латыпова.

Начала она свою карьеру в 15-летнем возрасте учеником телеграфиста. Долгие годы трудилась в этой структуре, параллельно повышая свою квалификацию. Заочно окончила Улан-Удэнский колледж железнодорожного транспорта и Иркутский госуниверситет путей сообщения. Со временем возглавила телеграф управления ВСЖД, но всегда стремилась к чему-то другому.

– В 2013 году мне от службы управления делами предложили, можно сказать, работу моей мечты. Этот кабинет я помню ещё с юных лет, когда тут первыми замами при Геннадии Комарове были Евгений Королёв и Александр Касьянов. Телеграф находился на первом этаже, но нередко приходилось входить в эти начальствующие коридоры для доставки документов. И каждый раз это вызывало особенный трепет и восторг. Но вот уже больше пяти лет я сама тружусь на этом этаже, – делится эмоциями Раиса Михайловна.

Приходится ей теперь по долгу службы взаимодействовать не только с железнодорожниками. Кабинет её руководителя Александра Парщикова нередко посещают министры из областного правительства, депутаты областной и даже Государственной думы и многие другие важные чины. Конечно, от неё это требует дополнительного внимания ко всем деталям.

По словам Раисы Латыповой, именно серьёзная подготовка и высокая степень ответственности отличает обычного секретаря в офисе от секретаря железнодорожного предприятия. Эта работа предполагает общение с большим количеством людей на профессиональные темы, в которых нужно разбираться, ведение больших объёмов самой разной документации, корректность заполнения которой тоже нужно понимать. Не менее важным является собранность и дисциплинированность, соблюдение всех сроков, организация совещаний, визитов и других мероприятий.

Примерно те же качества считает важными для себя и секретарь заместителя начальника ВСЖД по кадрам и социальным вопросам Анна Толстоухова. В этой должности она три года, но в целом с дорогой у неё также связана вся судьба.

1_1_2.jpg
– Я родилась в Тайшете, где нет практически ни одной семьи, в которой не было бы железнодорожников. В моей семье дедушка и папа – работники эксплуатационного локомотивного депо. Вот и я в 2007 году начинала свой путь в этом подразделении. Затем перебралась в Иркутск. Также имею высшее образование – Байкальский университет экономики, управления и права, – рассказывает Анна Николаевна.

Она считает, что секретарь – это в первую очередь помощник в ведении документации и координатор всех встреч и переговоров. У руководителя высокого уровня просто нет возможности заниматься всеми документами, присутствуя при этом на всех необходимых совещаниях. Многое приходится доверять секретарю. И тут уже простым перекладыванием бумажек дело не ограничивается. Нужно быть компетентным.

– Поскольку руководитель отвечает за кадры и социальные вопросы на дороге, то и у моей работы специфика такова, что приходится постоянно общаться с большим количеством людей. И все они разные по характеру, к каждому нужен свой подход. Нередко приходят люди с какими-то проблемами, и тут очень важно проявлять деликатность, соблюдая при этом все необходимые регламенты, – объясняет Анна Толстоухова.

Этим развенчивается и ещё один миф – о том, что секретарь нужен только для создания комфорта и порядка. Некая смесь курьера и вахтёра. Хотя, наряду с деловыми вопросами, секретарь должен решать и такие бытовые задачи.

Например, гордость приёмной, в которой хозяйничает Раиса Латыпова, – это шикарные цветы, на которые падает взгляд любого посетителя НЗРВ. На подоконниках цветущие орхидеи, на полу в больших горшках – раскидистые пальмы. Всё это создаёт ощущение уюта.

– Мы не просто управляем делами, но создаём атмосферу уюта для себя и посетителей. Чтобы всем было комфортно работать, чтобы все имели под рукой всё необходимое, не отвлекались по пустякам, – отмечает Раиса Михайловна.

Кто-то скажет, что такая работа требует постоянной сосредоточенности. Нужно помнить много имён, номеров телефонов, дат, формулировок и прочей рабочей информации. С одной стороны, так оно и есть, но это совсем не значит, что у секретарей не бывает личной жизни. Как раз наоборот, большинство из них люди семейные, увлечённые. Просто нужно учиться перестраиваться – как это делают и наши сегодняшние героини. Например, Анна Толстоухова любит природу, прогулки на свежем воздухе и чтение интересных книг.

Раиса Латыпова также дружит с литературой, но главным своим хобби считает плавание. Занимается не профессионально, а просто для здоровья. Говорит, что ничто так не расслабляет, не добавляет энергии, как приятный бассейн и тёплая ароматная сауна дорожного профилактория.

Наверно, поэтому всегда на работу она спешит с радостью, а все знакомые удивляются её большому трудовому стажу, стесняясь спросить, как можно 30 лет работать на железной дороге, когда самой женщине больше 30 не дашь.

Александр Богачёв
Материал опубликован в газете «Восточно-Сибирский путь» 20.09.19

Комментарии
    0
Защита от автоматических сообщений

Cегодня в СМИ